Todo proceso de Transformación Digital representa la toma de decisiones sobre el objetivo final al que se desea llegar, desde el grado de digitalización, la solución tecnológica elegida, la experiencia de la empresa seleccionada y los tiempos y la curva de aprendizaje que tomará su despliegue y capacitación, sin olvidar la inversión total.
No obstante a pesar de todo, el deseo de optimizar los recursos, aumentar la productividad y acelerar las respuestas, son factores que impulsa a las empresas públicas y privadas a entrar en el mundo de la digitalización.
La eficiencia y la optimización son las prioridades de las empresas públicas y privadas, y disponibilizar toda la información mediante la nube permite mejorar y acelerar todos los procesos de negocios y las tomas de decisiones.
La digitalización de documentos, está transformando y modernizando las empresas y la forma de hacer negocios como nunca antes. Los clientes exigen respuestas rápidas y eficientes, por lo que las empresas deben ver esas oportunidades y amenazas, y proceder en consecuencia.
El compromiso digital con los clientes es vital para asegurar lo que se comunica y como se comunica, uno de los principales beneficios que ofrece la digitalización.
Los beneficios de la gestión de documentos digitales
Las empresas presentan una sobrecarga de documentos impresos, y una exigencia cada vez más grande de espacios físicos para resguardarlos, con todo lo que ello significa en cuanto a costos y riesgos de pérdidas, por lo que la migración hacia un entorno digitalizado puede eliminar esos riesgos y mejorar la productividad y al mismo tiempo, brindar una mayor viabilidad del negocio.
Todo el proceso de convertir documentos impresos a digital, ya está probado y hoy dia se cuenta con lo último en tecnologías de imágenes de reconocimiento y automatización, los datos se capturan, se ordenan y se almacenan en la nube, luego todos en la empresa pueden acceder, editar, enviar y compartirla según sea necesario, según las políticas de seguridad predeterminadas.
La información y su gestión eficaz
Contar con la información correcta, permite una mejor toma de decisiones en base a información precisa y disponible de forma inmediata. Ya sea para el desarrollo de nuevos productos, cambios de procesos o tendencias del consumidor, administrar sus datos de manera efectiva proporciona una mayor transparencia.
La información es el activo más crítico de su empresa, por lo que necesita ser administrada de manera efectiva, segura y eficiente.
En Datasystems comercializamos nuestro Gestor Documental DATASCAN, customizable a la medida de cada cliente y que permite la digitalización y gestión de toda su documentación.
Contamos con escáneres profesionales CANON de alta definición y gran formato, podemos ofrecerle los mejores precios tanto para escaneado de imágenes como para trabajos OCR (Optical Character Recognition – Reconocimiento Óptico de Caracteres). Con estos métodos, sus Archivos pueden alojarse en redes informáticas que les permiten acceder desde cualquier lugar del mundo en tiempo real. Contamos con personal técnico altamente especializado.
Ofrecemos un proceso de Planificación del Sistema de Gestión Documental
- Clasificación de los documentos de la organización por categorías.
- Permisos y seguridad para este tipo de documento en las carpetas correspondientes
- Búsquedas y consultas por metadatos, categorías, carpetas, etc.
- Trazabilidad del proceso (quién, cuándo, cómo hizo cualquier acción o cambio de estado)
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