Un lugar de trabajo más digital, es la consigna a partir de la pandemia, y para eso la gestión de documentos digitales hace que el flujo de negocios sea más eficiente, la digitalización mejora los procesos en todas las áreas.
¿Qué es la gestión documental digital?
Se define la gestión documental digital como el conjunto de procesos que se debe realizar para convertir documentos impresos en digitales, asegurarlos y administrarlos para una mejor disponibilización de los mismos dentro y fuera de la empresa.
Un alto porcentaje de empresas paraguayas aun operan con documentos impresos, y eso les representa un alto coste de manipulación y resguardo de los mismos.
Datascan es una solución de Gestión Documental, que permite la digitalización de documentos, su aseguramiento y administración, generando a la empresa un retorno de inversión rápida y en corto tiempo, la diferencia de costo/beneficio entre documentos impresos y digitales es muy grande, y en el largo plazo ello representa, velocidad de acceso para concretar más y mejores negocios.
¿Quiénes utilizan la gestión documental?
La gestión documental digital es un concepto que se puede aplicar a cualquier sector de mercado. De hecho, resulta de gran utilidad en múltiples campos, siendo especialmente recomendable en aquellos que hacen indispensable el trabajo con una gran cantidad de documentos digitales y en papel.
Lo cierto es que prácticamente cualquier empresa pública o privada puede necesitar una solución de gestión documental digital, para manejar nóminas de empleados, solicitudes, requerimientos y, en general, todo tipo de trámites con las administraciones públicas, licitaciones, ofertas electrónicas, etc.
¿Cómo funciona Datascan?
Nuestra solución Datascan le permite digitalizar todo tipo de documentos: libros, materiales encuadernados, planos, escrituras, revistas, en todos los formatos, tanto en blanco y negro como a color.
Operamos con nuestros escáneres profesionales CANON de alta definición y gran formato podemos ofrecerle los mejores precios tanto para escaneado de imágenes como para trabajos OCR (Optical Character Recognition – Reconocimiento Óptico de Caracteres). Con estos métodos, sus Archivos pueden alojarse en redes informáticas que les permiten acceder desde cualquier lugar del mundo en tiempo real. Contamos con personal técnico altamente especializado.
Aumente la eficiencia de todo su personal con la digitalización de documentos
Nuestro equipo trabajará con usted para crear una solución de digitalización de imágenes de documentos diseñada para alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo. Según sus necesidades y expectativas, nuestros expertos le recomendarán formas de aumentar la eficiencia mediante la gestión digital de su información.
Tenemos más de 20 años de experiencia en la protección de la seguridad y privacidad de la información de los clientes, contamos con la mejor tecnología de su clase con soluciones que pueden ayudarlo a reducir su carga de TI, y reducir los costos operativos y con nuestra amplia gama de servicios significa que usted debe tratar con menos proveedores.
Todos estos procesos de digitalización y gestión automatizada de documentos le ayudarán a su empresa a:
- Retirar el papel de sus procesos y flujos de trabajo
- Optimizar los procesos de negocio
- Aumentar la eficiencia del personal y la productividad
- Reducir el riesgo de pérdida de documentos para su organización.
¿Qué beneficios permite la digitalización?
Acceso y gestión de los documentos, compartir documentos
Como hemos dicho, enviar un documento, por muy grande que sea, es un proceso relativamente rápido cuando se usan estos sistemas de almacenamiento en la nube. Sin embargo, cuando se trata de abrir y compartir documentos entre usuarios internos o externos.
Acceso en la nube
El sistema de almacenamiento en la nube de los sistemas de gestión documental digital suele estar personalizado para cada empresa. En cualquier caso, lo habitual es permitir el acceso restringido mediante un mecanismo de usuario y contraseña, al cual se pueden añadir otras medidas de seguridad suplementarias y de auditorías.
Seguridad del sistema
La gestión documental digital soluciona el problema del almacenamiento físico y la posible pérdida del documento impreso por deterioro, y evita la eliminación de los archivos incluso aunque se presente el peor escenario posible, como ser un ataque informático u otros actos. Esto se debe, fundamentalmente, a que disponen de mecanismos que crean copias de seguridad capaces de restaurar los datos sin problemas en cualquier momento.
Control y trazabilidad de las acciones realizadas
El control y trazabilidad de las acciones de los usuarios, se lleva a cabo mediante la concesión de permisos especiales en base a cualquier criterio. También es posible crear perfiles, agruparlos y registrar todas las acciones que se realizan para su posterior revisión en caso de que sea necesario.
Planificación del Sistema de Gestión Documental
- Clasificación de los documentos de la organización por categorías.
- Permisos y seguridad para este tipo de documento en las carpetas correspondientes
- Búsquedas y consultas por metadatos, categorías, carpetas, etc.
- Trazabilidad del proceso (quién, cuándo, cómo hizo cualquier acción o cambio de estado)
CONTÁCTANOS PARA SABER MÁS
Te invitamos a conocer todos los detalles acerca de esta solución de Gestión Documental
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