Cada día más empresas ingresan al mundo de la digitalización de sus documentos impresos, buscando reducir los espacios ocupados. El Escaneo y la Digitalización le permiten ordenar sus documentos importantes, almacenarlos de una forma eficiente y segura, y recuperarlos con tiempos y costos óptimos.
Con DATASCAN se puede digitalizar todo tipo de documentos: libros, materiales encuadernados, planos, escrituras, revistas, en todos los formatos, tanto en blanco y negro como a color.
Las tareas realizadas por nuestra empresa son las siguientes:
- Escaneado de documentos
- Corrección de la deformación producida por el lomo en el escaneo de libros
- Generación de documentos en formato PDF
- OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y generación de documento en varios formatos
- Creación de CDs / DVDs navegables con la información escaneada
La importancia de la digitalización de documentos se ve reflejada en el aumento de productividad y la eficiencia que se obtiene como resultado de una mejor gestión documental, que ayuda a ahorrar tiempo y dinero, y permite proteger los archivos y compartirlos con todo el equipo de trabajo y en cualquier medio o dispositivo.
A continuación, vamos a mostrarte cinco puntos claves a tener en cuenta sobre la importancia de la digitalización de documentos en tu empresa.
Accede a tus documentos mientras estás en movimiento
Si tus empleados necesitan llevar documentos por trabajo y movilizarse continuamente en diferentes ubicaciones y reuniones, es muy probable que, si esos documentos son en papel, alguno se perderán u olvidaran en la oficina antes de una reunión.
Con la digitalización eliminas la posibilidad de que esto suceda, no importa donde esté tu equipo, siempre que tengan conexión a internet, podrán acceder a los documentos y archivos que necesiten en cualquier momento.
Digitalizar los documentos mejora la flexibilidad de tu organización y les facilitas a los miembros del equipo que están fuera de la oficina realizar su trabajo.
Ahorra espacio mediante archivos digitales
Ya no hace falta dedicar un espacio completo para archivar documentos en papel, hoy en día el espacio físico es muy importante y puede ser mucho mejor utilizado, que usándolo como almacén de documentos.
El almacenamiento electrónico es una forma increíblemente asequible y escalable para ganar espacio en la oficina.
Protege documentos con la digitalización
Es fácil que un documento en papel se dañe, se pierda, se moje o se rompa este tipo de accidentes son críticos para las empresas que no almacenan sus documentos digitalmente. Los documentos digitales almacenados en discos duros y respaldados en la nube te darán una sensación de seguridad al saber que tus archivos más importantes están asegurados
Lo más importante de la digitalización es la seguridad de que aún podrá acceder a sus documentos importantes, incluso si la oficina estuviera cerrado o inaccesible por algún percance.
Mejora la productividad de todo el equipo de trabajo
Uno de los beneficios más importantes de digitalizar documentos es la accesibilidad en segundos, evitando así buscarlos en los archivos impresos, lo que permite concentrarse en lo que es importante.
Invertir en DATASCAN, le ayudará a disminuir la carga de trabajo y errores relacionados con los documentos impreso, lo que se traduce en una reducción de costos sustancial. Además de mejorar la comunicación del equipo de trabajo.
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