En entrevista exclusiva con Hugo Giménez, Gerente Comercial y de Cuentas Corporativas y Gobierno, conoceremos más acerca de DATASCAN una muy interesante solución para la gestión y administración de documentos digitales.
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato digital. Muchas empresas almacenan una gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar.
La digitalización supone una ventaja competitiva importante al disponibilizar la información en todo momento y para cualquier dispositivo.
Las Licitaciones son uno de los trámites que generan una enorme cantidad de documentación, que necesitan ser ordenados y localizados de forma rápida, el extravió o la generación de nuevas copias de documentos, puede llevar mucho tiempo y esfuerzo innecesario, incluso cometer errores y perder oportunidades de negocios.
Que es DataScan y que beneficios ofrece.
Es un aplicativo de software que permite escanear documentos para una mejor gestión digital, el cual es ajustable y customizable a cualquier tipología documental, de uso corporativo y puede alojar cualquier tipo de documentos, ya sean contables, de recursos humanos, técnicos, de asambleas, etc., todo esto debido que aún existe la necesidad de crear documentos impresos, por lo tanto la digitalización es la respuesta, señalo el ejecutivo.
Esta solución plantea un salto cuantitativo y cualitativo en la participación de las empresas en las Licitaciones gubernamentales, donde existen rigurosos trámites y procesos que exigen la presentación de documentación importante, donde un error en el tipo de documento o el tiempo de respuesta puede representar el éxito o el fracaso de la empresa en esa puja.
Anteriormente, las licitaciones implicaban la presentación de una cantidad de documentos impresos, luego innovaron con la subasta electrónica y posteriormente las ofertas electrónicas y hoy día prácticamente se puede presentar en la Dirección Nacional de Contrataciones Públicas – DNCP, documentaciones digitalizadas permitiendo así un ahorro sustancial en tiempo y dinero, nos comentaba Hugo.
A medida que avanza el proceso de licitación la convocante puede ir solicitando nuevos documentos las cuales deben ser presentadas cada vez en menos tiempo y esa es una de las claves de DataScan, al tener una copia digital de todos los documentos de la empresa, esta puede ser accedido más rápidamente y cumplir con la presentación.
Un departamento de Licitaciones, siempre están al límite de sus capacidades, y por lo tanto un descuido puede ser gravísimo, no es lo mismo buscar un documento impreso especifico en medio de una cantidad de carpetas de muchas oficinas, que solicitar una búsqueda dentro de la Base de Datos y acceder al documento digitalizado de forma inmediata, este es el principal aporte que ofrece DataScan a las empresas que quieran proteger su información y utilizarlo para generar y ganar negocios.
Una empresa que participa constantemente en licitaciones, y que haya sido adjudicada, tiene por contrato la obligación de resguardar sus documentos de participación y ejecución, para vistas futuras ya sea por cualquier motivo o incluso para nuevas licitaciones.
Una vez tenemos los documentos digitales, ya sean digitalizados o nativos digitales, estos serán almacenados en nuestro software DATASCAN pudiendo ser localizados y recuperados de forma rápida y sencilla por multitud de criterios, aportando ventajas adicionales como la posibilidad de controlar el acceso y las distintas versiones de los documentos, controlar los flujos de trabajo o permitir el trabajo colaborativo, ya que toda la información y documentación estará centralizada bajo un mismo sistema.
Por todo esto, podemos concluir que con DataScan se optimiza el trabajo y entre los muchos beneficios que se obtienen al tener una oficina automatizada con un gestor documental están el aumento de la productividad y la eficiencia, el ahorro de costes, la mejora de la seguridad de la información y un menor impacto medioambiental.
En Datasystems comercializamos nuestro Gestor Documental, customizable a la medida de cada cliente y que permite la digitalización y gestión de toda su documentación.
Principales beneficios del uso del DATASCAN en proceso licitatorios
- Indexación segura y ágil en la carpeta elaborada
- Archivo digital de la carpeta remitida
- Búsqueda de antecedentes de forma fácil y sencilla
- Indexación de toda la documentación referente al proceso de etapa de evaluación (notas, notificaciones, solicitudes etc.)
- Todos los documentos remitidos al convocante disponible en archivo digital
- Una vez adjudicado, se tiene los contratos indexados para verificación de otras áreas
- Facilita los procesos de comunicación con otras áreas referente al contrato firmado ejemplo: servicio técnico, stock, importación, facturación y cobranzas
- Permite cargar un documento o un lote de Documentos al Sistema, mediante un proceso de Indexación por campos claves
- Consultar los documentos previamente cargados, mediante los campos en una pantalla de búsqueda.
Podemos finalizar este artículo afirmando que la Digitalización de documentos permite una transformación digital y en DATASYTEMS, como expertos con 20 años de experiencia en gestión documental y transformación digital, estamos capacitados para ayudarle a adaptar su empresa a las necesidades del presente y del futuro ya que realizamos todas las fases necesarias del ciclo de la Transformación Digital.
Te invitamos a conocer todos los detalles acerca de esta solución de Gestión Documental.
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